Profiel
Dit is een organisatie van ongeveer 1000 medewerkers en een business unit van een veel grotere wereldwijd financieel concern. De hoofdactiviteit van deze unit is investeringsmanagement. De unit is een P&L center en wordt bestuurd door een 5 hoofdig management comité. De unit is dramatisch gegroeid gedurende de laatste 5 jaar toen de verantwoordelijkheden voor investeringen uit de geografische gebieden werden gehaald en werden gecentraliseerd in deze unit. Het beheerde kapitaal is nu omstreeks 200 miljard Euro.

EMS Focus
Initiële focus gebieden zijn programma management, project management en performance management.

Resultaten Maturity Scans

Na een Maturity Scan van de veranderingsorganisatie kwam het volgende aan het licht:

• Gemiddeld staan er in een jaar circa 20 projecten tegelijkertijd uit met 5.5 FTE per project.
• De totale kosten voor de projecten, verborgen in de hele organisatie, waren - rekenend met de volledige kosten per FTE van 100,000 euro per jaar - bijna 11 miljoen Euro per jaar, enkel arbeidskosten
• 65% van de projecten werden gestart door het management comité ter ondersteuning van strategische initiatieven, 35% door midden of lager management in departementen
• Circa 40% van alle projecten mislukten
• Hoewel het management wel een grof idee had van deze faalratio, zij waren onbekend met de extreme hoogte van dit percentage,
• en had zij evenmin centraal inzicht in de omvang van de benodigde project resources, c.q. verspillingen
• Eindverantwoordelijkheid en eigendom van ieder project waren onvoldoende bepaald
• Maturity level van programma, project and performance management was 4 (schaal 1 - 10)

EMS Project plan

EMS project doelstelling

• Het target maturity level over 12 maanden werd door het management comité van de business unit's management vastgesteld op level 8.
• Met de hulp van EMS wordt er een veranderingsorganisatie geïmplementeerd, zodat het succes ratio van de projecten weer richting 90% gaat en de arbeidsefficiency te verhogen met minstens 40% (4.4 miljoen Euro per jaat).
• Immateriële effecten zijn een meer gefocuste onderneming, geen frustratie meer bij de werknemers, project deelnemers, lijnmanagement en management comité.

EMS project overzicht

• Voor het EMS project word een team gevormd door het hoofd van het PMO, een EMS Business Integrator, een EMS Maturity Analist and een EMS project integrator (vanuit de organisatie, gecertificeerd door EMS)
• Target periode was 12 maanden
• Quick Wins waren gedefinieerd als
  o Installatie van het PMO,
  o definitie en toewijzing van geprioriteerde projecten,
  o toewijzing van project eigendom in management comité
  o stopzetten van niet succesvolle projecten en terugvordering van kosten waar mogelijk,
  o start van performance management met EMS On-Line op belangrijkste projecten
•  EMS On-Line werd bij de start beschikbaar gemaakt en gebruikt door het PMO. Integratie werd mogelijk met BSC, MS Projects en MS Projects Server.
• EMS On-Line zal interne communicatie ondersteunen en loggen over ongoing veranderingsactiviteiten en uitwisselingen. Links zijn beschikbaar voor MS Exchange, de corporate standaard voor berichtenverkeer
• Ongoing coaching is voorzien voor de team leden van het PMO
• Betrokkenen zullen zich voegen bij de EMS Advisory Council en EMSNET

Maatregelen m.b.t. programma management en project management

• Instelling van een Project Management Office ter verzekering van business alignment en resource management. 5 FTE (1 hoofd, 2 project managers, 1 resource manager en een assistent).
• Dit specifieke Project Management Office is verantwoordelijk voor diverse EMS functies: programme office, project office, management van project managers en project resource center
• Elk project is toegewezen aan een programma. Ieder programma is toegewezen aan een business initiatief van de business unit en is in eigendom van één van de leden van het management comité. Dit zijn de opdrachtgevers van de projecten. Ieder project is toegewezen aan een project manager
• Confrom een corporate overneekomst met Microsoft worden MS Projects en Project Server gebruikt voor de ondersteuning van het dagelijkse management van de projecten

Maatregelen m.b.t. performance management

•  Initialiseren van implementatie van Balanced ScoreCard over de gehele organisatie, startend met het Project Management Office
• Het Balanced ScoreCard initiatief zal worden beheerd als een project door het PMO. Lijnverantwoordelijkheid van de balanced scorecard unit valt onder de financiële controller.
• Performance management met BSC wordt ondersteund met EMS On-Line

Resultaten

Alhoewel het EMS project nog niet is afgerond, zijn de huidige verwachtingen dat

• Het maturity level 8 binnen 10 maanden zal worden bereikt
• Recuperatie inspanningen van de kosten van niet succesvolle projecten zijn gestaakt vanwege 1. gebrek aan voldoende gearchiveerd historische informatie en 2. onvoldoende documentatie van verantwoordelijkheden.
• Het aantal projecten is afgenomen tot 15, maar het gemiddelde aantal toegewezen medewerkers is opgelopen tot 7 FTE, totaal 105 FTE per jaar (was 110)
• De gerealiseerde efficiency is aangewend om
  o minder gebruik te maken van de medewerkers uit de lijnorganisatie en
  o om meer effort te steken in de juiste projecten die nog maar één optie open hebben: succes.