Samenvatting
Het verzorgen van projectresources is problematisch binnen een industriële organisatie. Hierdoor is er continu druk op de verschillende projectmedewerkers ten aanzien van inzet in de lijn dan wel inzet in verschillende projecten. Door coördinatie hieromtrent te organiseren is EMS erin geslaagd rust te creëren rond de uitvoer van projecten in deze organisatie. Tevens zijn een aantal additionele verbeterpunten gedefinieerd waar de organisatie zelf mee aan de slag gaat.

Profiel
Binnen een grote organisatie worden door de projectmanager de noodzakelijke resources bij de projecten betrokken. Uit de praktijk blijkt dat er veel verschuivingen zijn in resources tussen verschillende projecten en dat projecten ook regelmatig zonder resources zitten. De projecten lijden hier kwalitatief onder en het zorgt tevens voor een spanningsveld tussen projectmanagers en lijnmanagers. Het betreft een fabrikant van schoonmaakartikelen voor voornamelijk de europese consumentenmarkt, wereldwijd 120 miljoen euro omzet, marges staan onder druk door (inkoop)prijsbeleid van de marktleider, quality issues op een nieuwe productielijn en het herinrichten van resources.

Focus EMS
Focus activiteiten EMS op projectmanagement teneinde direct probleemgebieden in kaart te brengen.

Resultaten maturity scan

• Projectmanagement methodieken onvoldoende gestandaardiseerd
• Geen management van projectresources
• Performance management projecten niet ingericht.
• Door "management by decibels" genieten niet per definitie de juiste projecten de meeste aandacht en gaan de nodige veranderingen (lange termijn) ten koste van operationeel proces (korte termijn)
• Projecten genieten te weinig draagvlak bij top- en midden- management
• Jaarlijks gemiddeld 10 grote organisatiebrede projecten met gemiddeld 2 miljoen euro aan projectkosten. 40% van deze projecten heeft grote resource problemen welke voor 20% hogere kosten door vertraging zorgt.

EMS Projectplan

EMS project doelstellingen

• Aantal projecten met resourceproblematiek naar 5% brengen
• "Management by decibels" door duidelijke en eenvoudige besluitvormingsstructuren grotendeels uitbannen.
• Performance management zal naar schatting tevens 20% versnelling van projecten brengen. Hierdoor is een winst te behalen op het huidige projectportfolio van 4 miljoen euro.

EMS projectoverzicht

• EMS projectmanager verantwoordelijk voor het inrichten van een centraal projectresource center
• Projectteam voor het inrichten van decentraal communicatiestructuur t.a.v. projecten

Quick wins op deelgebieden

• Landelijke performance management voor programma´s en projecten
• Implementatie project templates

Programma management

• Vaste linking pins aanleggen binnen de landelijke organisatie ten aanzien van de verschillende programma´s
• Opleiden linking pins ten aanzien van programma management nieuwe stijl
• Vertalen organisatiestrategie naar programma´s

Project management

• Alle projecten inrichten conform nieuwe uitgangspunten projectmanagement
• Coaching centraal management projecten in relatie tot programma´s

Performance management

• Doorvoeren performance management op alle programma´s en projecten
• Aanscherpen performance management
• Coaching in vertalen van performance rapportages naar directe acties

Resultaten

• Besluitvorming rond projecten verbeterd door eenduidige informatiestructuur
• Lange termijn performance management ten aanzien van programma´s
• Kwaliteit projectmanagement verbeterd door templates en performance management
• Projecten meetbaar significant beter door de organisatie ontvangen.
• Door de gecreëerde volwassenheid en helderheid zijn de frictiekosten van benodigde resources uit de lijn met 20% beperkt. Dit laat zich uitrekenen tot circa 4.000.000 per jaar.