Samenvatting
Binnen de organisatie ( Overslagbedrijf ) was er onvoldoende verschil tussen lijnactiviteiten en veranderingsactiviteiten. Wat wel duidelijk was dat de te onderscheiden projecten niet goed liepen en dat er weinig lijn in de veranderingsactiviteiten zat waardoor kosten hoog op konden lopen zonder duidelijke doelstellingen. Eerste actie, na de maturity scan, was door middel van EMS On-Line alle veranderingsactiviteiten in kaart te brengen en te centraliseren. Vervolgens het inrichten van een stuk besluitvorming ten aanzien van veranderingsactiviteiten. Alleen deze Quick Wins leverden al een besparing op van 32% op de in kaart gebrachte veranderingsactiviteiten.

Profiel
Binnen de organisatie (Overslagbedrijf ) was onvoldoende zicht op welke projecten waar uitgevoerd werden. Goedkeuring voor projecten lag laag in de organisatie. Budgettering werd in de lijn opgelost. Gevolg van deze inrichting is dat projecten zich onvoldoende georganiseerd binnen de organisatie manifesteren. Dit resulteert in (te) lang lopende projecten, doelstellingen van projecten worden niet gehaald en/of niet gemeten, risico mismatch tussen bedrijfsdoelstellingen en projectdoelstellingen groot, geen verschil tussen lijnbudget en veranderingsbudget dus onvoldoende inzicht in daadwerkelijke kosten.

Focus EMS
Focus activiteiten EMS op programma management, project management en performance management teneinde de direct probleemgebieden in kaart te brengen.

Resultaten maturity scans

• Geen programma management
• Geen centrale administratie projecten
• Geen centrale goedkeuring en budgettering projecten
• Geen performance management op projecten
• Onvoldoende awareness relatie kosten en performance op projecten
• Onvoldoende toepassing projectmanagementmethodieken
• Op een totale omzet van 300 miljoen euro wordt 25 miljoen euro aan projecten besteed. Op deze projectkosten kan door het lage maturity level zeker 45% bespaard worden.

EMS Projectplan

EMS project doelstellingen

• Doelstelling binnen een half jaar op maturity level 6 (huidig 3)
• Opzetten centrale administratie projecten
• Op basis van prioriteiten is samenspraak met directie 20% op projectkosten besparen, wat inhoud snijden in het projectenportfolio
• Inrichten centrale pool van projectmanagers
• Inrichten van performance management op projecten ten einde 20% op doorlooptijd van projecten te besparen.

EMS projectoverzicht

• EMS Business integrator met verschillende interne projectteams
• Coaching van linking pins (Linking pins zitten op kritische punten van informatiestromen en hebben dan ook een grote verantwoordelijkheid in het verzorgen, onderhouden en vertalen van deze informatiestromen )

Quick wins op deelgebieden

• Inrichten centrale project administratie
• Inrichten uitgangspunten programma management
• Landelijke performance management voor programma´s en projecten
• Implementatie project templates

Programma management

• Vaste linking pins aanleggen binnen de landelijke organisatie ten aanzien van de verschillende programma´s
• Opleiden linking pins ten aanzien van programma management nieuwe stijl
• Vertalen organisatiestrategie naar programma´s
• Relateren projecten aan programma´s

Project management

• Alle projecten inrichten conform nieuwe uitgangspunten projectmanagement
• Coaching centraal management projecten in relatie tot programma´s

Performance management

• Doorvoeren performance management op alle programma´s en projecten
• Aanscherpen performance management
• Coaching in vertalen van performance rapportages naar directe acties

Resultaten

• Besluitvorming rond projecten verbeterd door eenduidige informatiestructuur
• Lange termijn performance management ten aanzien van programma´s
• Kwaliteit projectmanagement verbeterd door templates en performance management
• Projecten beter door de organisatie ontvangen
• Kwantitatieve doelstellingen gehaald, realisatie van een verlaging van 42% van de kosten op projecten, wat inhoud 11,5 miljoen euro.